Правила ведения кассовых операций для организаций и ИП установлены Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.
Правила наличных расчетов установлены Указанием Банка России от 09.12.2019 № 5348-У.
Проверка соблюдения кассовой дисциплины осуществляется налоговыми органами в рамках Федерального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства РФ о применении контрольно-кассовой техники, в том числе за полнотой учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
Статьей 15.1 КоАП РФ предусмотрены санкции за:
Административная ответственность влечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от 4 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц – от 40 000 до 50 000 рублей.
Соблюдение установленных правил можно проверить с помощью отчета "Экспресс-проверка ведения учета", выбрав в списке возможных проверок "Операции по кассе".
В сформированном отчете при обнаружении ошибок выводятся возможные причины и рекомендации по их устранению. Также есть детальный отчет об ошибках, в котором можно не только увидеть документы с ошибками, но и отредактировать их.
В программе проверка кассовых операций проводится по девяти пунктам.
1. Отсутствие непроведенных кассовых документов
Проверка выявляет все непроведенные или помеченные на удаление кассовые документы. Согласно абз. 4 пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У кассовая книга составляется ежедневно на основании ПКО и РКО. Непроведенные (или помеченные на удаление) документы (ПКО и РКО) в программе не регистрируются в кассовой книге.
2. Отсутствие отрицательных остатков по кассе
Проверка выявляет отрицательные остатки по кассе. Остаток денег в кассе на конец каждого дня должен быть больше или равен 0.
3. Соблюдение лимита остатка денег в кассе
Проверка сверяет установленный организацией лимит кассы с реальным остатком по кассе на конец каждого дня. Лимит остатка – это максимально возможная сумма денег, которая может оставаться в кассе организации на конец каждого рабочего дня. Организации самостоятельно рассчитывают и устанавливают лимит, основываясь на специфике своего бизнеса. Лимит остатка необходимо закрепить приказом руководителя. Субъекты малого предпринимательства и ИП лимит остатка наличных денег могут не устанавливать (абз. 10 п. 2 Указания № 3210-У).
4. Соблюдение лимита расчетов наличными с контрагентами
Проверка выявляет случаи превышения лимита расчетов наличными денежными средствами с контрагентами организации (из проверки исключаются физические лица). Лимит расчетов наличными денежными средствами с организациями и ИП составляет 100 000 руб. в рамках одного договора (п. 4 Указания Банка России от 09.12.2019 № 5348-У). Лимит расчетов наличными с физическими лицами (не имеющими статус ИП) не утвержден.
5. и 6. Соблюдение нумерации ПКО и РКО
Проверка выявляет нарушения в нумерации приходных и расходных кассовых документов. Проверка необходима для корректного формирования кассовой книги.
7. Выдача денег под отчет только после отчета по ранее выданным суммам
С 19.08.2017 проверка не выполняется.
8. Отсутствие передач подотчетных сумм от одного лица другому
Проверка выявляет факты передачи подотчетных сумм от одного сотрудника организации к другому. Прямого запрета на передачу подотчетных сумм другим лицам в законодательстве нет. Однако из абз. 2 п. 6.3 Указаний 3210-У следует, что подотчетное лицо обязано в установленный руководителем срок предоставить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами, что исключает возможность передачи подотчетной суммы другому лицу.
9. Выдача денег под отчет только работникам организации
Проверка выявляет выдачу подотчетных средств физическим лицам, которые не являются работниками организации.
Обратите внимание, что деньги под отчет можно выдать не только сотрудникам организации, но и физлицам, с которым у организации заключен гражданско-правовой договор (п. 5, пп. 6.3 п. 6 Указаний № 3210-У, письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).
Пошаговая инструкция: